テレワーク導入のポイントとは？メリットや注意点をふまえて解説

テレワークは複数のメリットがあり、各社で導入が推進されています。 

本記事では、テレワーク導入のポイントについて、メリットや注意点をふまえたうえでお伝えしていきます。 

さっそくテレワークのメリットを一つずつみていきましょう。 

会社への通勤が不要となることにより、通勤費を削減し、自宅のランニングコスト増加分として支給できます。また中心地などの不要なオフィスを解約することによるコスト削減効果も期待できます。 

勤務中においても、営業職などで自社への戻りなど無駄な移動を削減し、コスト削減とともに業務効率も上げられます。 

BCPとはBusiness Continuity Planの略で事業継続計画のことです。自宅や他の事業所、サテライトオフィスをバックアップオフィスとして機能させることで、自社のビルが災害などで機能しなくなっても業務を継続できます。

テレワークへの取り組みの姿勢をみせることで、時代の流れを捉えていることをアピールし、ダイバーシティ経営などへの対応をしていけます。 

また大学などへのリクルーティングの際に、テレワークへの取り組みをアピールして応募を促進させられます。 

どこでも勤務が可能になることにより、従来は止むを得なかった育児や介護などによる離職を防止できます。また、UJIターン、二拠点生活などによる地域活性化も期待できます。 

その他、通勤負担を削減し、家族と過ごす時間や余暇時間の増加によるワークライフバランスの改善などにも寄与するでしょう。 

総務省・経済産業省・厚生労働省・国土交通省の4省が所管する「一般社団法人 日本テレワーク協会」のWebサイトによると、下記4つの観点から導入を始めるように記載があります。 

• 基本方針の決定 
• テレワーク導入による社内ルールの見直し 
• テレワーク環境の整備 
• テレワーク浸透のための社内意識改革 

順番に内容をみていきましょう。 

テレワークのプロジェクトを進める際には必ず専任のプロジェクトチームを編成することです。加えて、推進の体制構築と共通認識の形成が必要なため、プロジェクトには関連する全部門を関わらせましょう。 

基本方針は、以下のような観点で決定していきます。 

• 導入目的：何のためにテレワークを導入するか 
• 導入範囲：どの部署にいつテレワークを導入するか
• 導入業務：どの業務にいつテレワークを導入するか
• 導入コスト：どの程度コストをかける予定か 

特にテレワークの目的は重要です。生産性の向上、残業時間の削減、従業員のワークライフバランスの改善など、なぜテレワークを導入するかを確認しておきましょう。 

社内ルールに、就業場所として自宅やサテライトオフィス追加、テレワークに対応した成果重視の人事規定など、テレワークに関する項目を設けましょう。 

勤怠管理にはオンラインのタイムカードシステムを導入すると便利です。メールやチャットなどでも良いよいですが、勤怠状況の登録が二度手間になることもあるため、なるべくオンラインで直接システムに入力させる形をとるべきでしょう。 

テレワーク時の費用分担なども定めます。テレワークのために購入した机・椅子の費用やインターネット代、光熱費なども含めて考えましょう。 

テレワーク環境は、人の面と設備の面、両方からの整備が大事です。 

人の面では、テレワーク実施者だけでなく、上司や同僚も含めた教育や研修の機会を設けることが必要です。テレワークの目的や必要性を説明し、規定したテレワーク時の体制やルールを確認します。 

安易にカフェでテレワークをしないことや、自宅でもショルダーハッキングを回避できるような場所で作業することなど、テレワークにおける情報セキュリティ対策の方法も合わせて周知しましょう。 

設備の面では、ゼロトラストを意識したテレワーク向けシステムや、盗聴されにくい通信のためのVPNなどを用意します。 

パソコンを頻繁に持ち出し、出先やカフェなどでモバイルワークが必要な部署は、シンクライアントパソコンを支給すると端末に情報が残らなくなるので、万が一の端末紛失などの対策になります。 

テレワークで効果を出す際には、社内の意識改革が大事です。繰り返しテレワークの必要性を伝え、面倒くさい、何が良いのかわからないといった考えを払拭させて積極的にテレワークを取り入れる姿勢を持たせることが必要になります。 

冒頭で提示したメリットを業務の要員に確実に理解させましょう。明確なメリットがあるとわかれば、テレワーク導入にも取り組みやすくなります。通勤がなくなる、自分の時間が増えるといったメリットは、誰もが受けたいはずです。 

テレワークを導入する場合、今後の業務はテレワークを前提に考えていく必要があります。テレワークでは仕事が限られるという思い込みは捨て、今の仕事をどうすればテレワークでできるかを業務ごとに考えていきます。 

クラウドなどを積極的に利用して、無駄な仕事は省き、テレワークでも業務がまわるようにしましょう。 

どことなく「テレワークはずるい」といった風潮が残る企業や部署があるのも事実です。部内でのテレワーク導入を推進し、上長自ら積極的にテレワークを実行しましょう。部内でのテレワークに対する施策も積極的に承認し、推進することが必要です。 

テレワークにはメリットばかりではなく、注意点もあります。注意点について一つずつみていきましょう。

テレワークの基本方針がぶれると、最初から計画を練り直さなければならなくなる場合もあります。自社の現状を把握し、念入りに基本方針を検討しましょう。 

テレワークのイメージが湧かない場合や、ツールの使用感がわからない場合は、テレワークツールの無料版などを試用してみるのも一つの手です。 

場合によってはテレワークをとにかく導入することに目を向けてしまいがちですが、導入しただけでは普及しないことがほとんどです。テレワークのメリットを繰り返し研修や説明会などで伝え、テレワークに対する意識づけをしていきましょう。 

テレワーク対象業務の要員に対しては、トップダウンで積極的なテレワークのための業務改革推進を依頼することが必要です。

社外から社内への接続が増えるため、ゼロトラストを意識した情報セキュリティ対策が必要です。テレワーク用にクラウドツールを導入する場合は、二要素認証ができるツールを導入し、また自社システムへ社外から接続する場合は、VPNを使用しましょう。 

ISMS認証の取得、FISC安全対策基準などの利用も有用です。 

テレワークに必要なセキュリティ対策についての詳細は、「テレワークに必要なセキュリティ対策とは？必要事項を網羅的に解説」をご参照ください。 

テレワークには、通勤費やオフィス維持費の削減、BCPへの対応、自社のブランドやイメージ向上、優秀な人材の確保や雇用継続など、絶大な効果があります。 

自社の現状を把握し、効果的なテレワーク導入をしていきましょう。 

テレワーク用パソコンや周辺機器などの購入でお困りの際は、是非一度ドスパラプラスへお問い合わせください。