リモートワークを今後も続けるために。継続のポイントや課題は？

コロナ禍で急速に普及したリモートワークですが、感染が減少した後もリモートワークを継続すべきか悩んでいる企業様も多いのではないでしょうか。

本記事では、今後のリモートワークの動向について解説しつつ、リモートワークを継続する場合のポイントについてご紹介します。 

今後のリモートワークの動向 

コロナの影響を受け、企業規模に関わらずリモートワークを導入する企業は増えました。

独立行政法人「労働政策研究・研修機構」が国別労働トピックとして2021年11月に発表した記事「コロナ禍におけるテレワーク率の上昇と今後の見通し」によれば、ほとんどの企業や個人は、コロナ禍前よりもリモートワークが増えるといった予想をしています。

また、同記事では「日本のテレワーカーは50％ 以上の割合でリモートワークを中心、フルリモートで働きたい」と回答した結果が記載されており、今後もリモートワークの導入や継続に関する課題は続くと考えられます。 （参考：コロナ禍におけるテレワーク率の上昇と今後の見通し｜独立行政法人 労働政策研究・研修機構（外部サイト） ）

これからリモートワークに対応しようとする企業があるならば、仕事の進め方を見直す必要があります。 現在の業務をただIT化しただけでは、かえって仕事の効率が落ち込む原因になり得るからです。 

本記事で後ほどご紹介する、「リモートワークを継続する場合のポイント」をご覧いただき、リモートワーク導入に役立ててみてください。 

リモートワークのメリット・デメリットをおさらい 

まだリモートワークを導入していない企業、現在リモートワークを導入しているが、今後継続すべきか悩んでいる企業のため、本項ではリモートワークのメリットとデメリットをそれぞれ3点ずつご紹介します。 

リモートワークのメリット（良い面）

メリット1：コスト削減ができる 

リモートワークを実施すると、「通勤費」や「出張費」、コピー用紙などの「印刷代」といったコスト削減が可能になります。 それだけでなく、「オフィス賃料」や「光熱費」「各種設備費用」といった固定費も削減できるため、会社の利益に繋げられます。 

メリット2：業務効率の向上 

リモートワークによる業務フローの整備ができていれば、従業員の業務効率の向上が期待できます。例えば、営業職ではオンラインで商談や契約を締結できるようになるため、商談のための移動時間や事務作業の時間が大幅に減り、営業活動にかける時間を増やせます。 

バックヤードで仕事を行う事務職やエンジニアも、リモートワークの実施によりひとつのタスクにかかる時間の削減が見込めます。 

メリット3：企業イメージの向上 

企業のリモートワークへの対応は、今や日本社会全体で取り組むべき課題として捉えられています。 そのため、リモートワークに力を入れている企業であると対外的に公表した場合、取引先や同業他社に対して良い企業イメージを与えられます。 

加えて、リモートワークを中心とした働き方をしたいと思っている人が少なくない現状から、採用活動においてもメリットがあるでしょう。 

リモートワークのデメリット（課題面）

デメリット1：社員の勤怠管理や評価が難しくなる 

リモートワークでは、物理的に社員同士が顔を合わせられないため、社員一人ひとりの働きぶりを理解した評価が非常に難しくなってしまいます。 特に、数値で成果を出しづらい職種では、部下の評価が困難になるため、マネジメント層のスキルアップを検討する必要があるでしょう。 

デメリット2：セキュリティリスクが発生する 

業務をリモートで行うということは、重要なデータのやり取りがネットワーク・サーバーを介して行われるということを意味します。もし、リモートワーク中に社内システムに対してサイバー攻撃が仕掛けられれば、最悪の場合会社の全業務が停止してしまう可能性があります。 

また、社員がどこにいても社内のサーバーやファイルにアクセスできるようになるため、企業で保有している機密情報や個人情報の漏えいリスクに繋がりかねません。 

リモートワークを導入する上では、「どのITツールを使用するか？」や「車内の業務整備をどのように整えるか？」といった点にばかり目がいきがちです。しかし、セキュリティリスクについても真剣に考える必要があることを認識しておきましょう。 

セキュリティについて詳しくは、「テレワークに必要なセキュリティ対策とは？必要事項を網羅的に解説」の記事をご参照ください。 

デメリット3：従業員同士のコミュニケーションが減る 

リモートワークが働き方の中心になると、コミュニケーションの手法はメールやチャットなど文章が主となり、コミュニケーションミスによる業務遅滞が発生しやすくなるという課題も考えられるでしょう。加えて、会社に対する帰属意識が薄れ、業績貢献への意識低下や、転職意欲の増加に繋がりかねません。 

日頃からコミュニケーションを積極的に取り合えるような組織運営が、マネージャーには求められます。 

リモートワークを継続する場合のポイント 

リモートワークには、メリットとデメリットの両面がありますが、継続したい人が多いことを踏まえると、体感として良いと感じている人・企業が多いのかもしれません。また課題はこれまでの知恵や仕組み、ツールで解決していくことができます。導入には時間やお金、労力がかかるリモートワークですが、手段と目的を入れ違えなければ、企業にとっても、従業員にとっても大きな利益をもたらしてくれるのではないでしょうか。

リモートワークを導入・継続するメリットを最大限に活かすためにも、以下のポイントを意識することがおすすめです。 

ハイブリッド型の通勤体制にする 

リモートワークにはリモートワークの、出社には出社の良さがそれぞれあります。そこで、メリットの多い出社とリモートワークを組み合わせた「ハイブリッド型」の通勤体制を設けるのも一案でしょう。 

例えば、「原則週に３回出社、残りはリモートワーク可」「リモートワークと出社を交互に行う」など、ルールを決めて運用することが大切です。 1日に出社する従業員の人数をうまく調整できれば、今よりも小規模なオフィスで済む可能性もあります。 

リモートワーク手当を支給する 

リモートワークにおいて、従業員が仕事に適していないデスクや椅子を使い続けていれば、健康面に悪影響を及ぼすだけでなく、作業効率も悪くなる可能性があります。そこで、リモートワークで快適に働くための支援として「リモートワーク手当」の導入を検討するのがおすすめです。 

リモートワーク手当は、一時金支給と毎月継続支給の２パターン、もしくは併用する方法が考えられます。 一時金の使用用途としては、業務遂行に必要なモニターやデスクといった作業環境の整備。継続支給の使用用途としては、リモートワークによる光熱費の増加に充当するといったものが考えられます。 

1on1の実施を行う 

1on1とは、上司と部下が一対一でコミュニケーションを取る場のことで、毎週・ 毎月など定期的に行うのが望ましいとされています。 1on1で会話する内容としては、業務の進捗確認といったものだけでなく、雑談やキャリアプランなど、普段の会議では話せないような踏み込んだ内容がおすすめです。 

ちなみに、1on1では良くも悪くも互いに逃げられない状態のため、上司は部下の会話内容に対して否定することは避けましょう。 

情報システム環境の整備 

リモートワークを継続することは、情報システム環境の整備を完了させることと同義です。 情報システム環境が整っていない状態でリモートワークの推進・ 継続を行っても、セキュリティリスクに繋がる可能性が高まるだけでしょう。 それだけでなく、システムを円滑に利用できず、業務効率が悪化することも考えられます。 

評価基準を明確にする 

リモートワークでは、部下の仕事の成果が見にくくなるため、不公平感のある評価を下す危険性があります。公平な評価を行うためにも、社内の評価基準を改めて明確化するようにしましょう。 これにより、リモートワークを継続する従業員の不安感を減らすことが可能になります。 

リモートワークにおすすめのツールとPCの選び方 

リモートワークを導入・継続する際は、ITツールや従業員に貸与するPCの選定を行う必要があります。 ここでは、リモートワークで特におすすめのツールの種類や、PCの選び方についてご紹介します。 

チャット・Web会議ツール 

従来のようなメールでのコミュニケーションだと、どうしても細かなニュアンスが伝わらなかったり、連絡速度が遅くなってしまったりなどが考えられますので、その場合チャットツールの導入がおすすめです。 

また、対面での会議ができませんので、複数人が一度にオンライン上で集まって会話できるような、Web会議ツールも必須となります。 

ドスパラプラスでは、そのどちらもが叶うマイクロソフト社のチャット・Web会議ツールTeamsを含むオフィスパッケージ「Microsoft 365/Office 365」のCSP版にご契約いただけます。標準的な機能を網羅したい中小企業向けプランから従業員の規模を問わない大企業向けプランまでご用意しております。

勤怠管理ツール 

従業員がどれだけ働いているのかを管理することは、労務上必要不可欠ですので、勤怠管理ツールの導入も検討すべきです。 

勤怠管理ツールでは、従業員の出退勤時間の保存だけでなく、PCのログイン・ログアウトの時間を自動で記録したり、勤務時間中にどのアプリケーションをどのくらい使っていたかをグラフにするなどの機能があります。 

どんな管理をしたいかによって、利用する勤怠管理ツールは変わってきます。 

ノートPCやモニター 

もし私用のPCを業務に流用させようものなら、情報漏洩のリスクが一気に高まり、思わぬトラブルに繋がる恐れがあります。 オフィスにデスクトップPCしかない会社であれば、リモートワークの導入の機会に法人用ノートPCの導入も検討してみてください。 

また、あわせてモニターの貸与も行うことで、リモートワーク時の作業効率を上げることもできるでしょう。 スペックにお悩みの場合は、以下のページをご参照ください。リモートワークにおすすめのモデルや周辺機器、ソフトウェアをご紹介しております。

まとめ 

リモートワークは、昨今の社会情勢により今後も継続される見通しです。もし継続を検討するのであれば、改めてリモートワークのメリット・デメリットを認識するようにしてください。特に「従業員同士のコミュニケーション」や「情報セキュリティ」といった観点には、細心の注意を払うことが大切です。 

リモートワークの導入・継続に際し、セキュリティが強固なノートPCの購入や、社内ネットワーク環境の整備にお悩みのご担当者様は、ぜひドスパラプラスにご相談ください。