Accessの推奨スペックは？おすすめのパソコンも紹介

Accessを効率的よく活用するためには、適切なスペックのパソコンを使用することが大切です。特にデータベース管理においては、高性能なCPUと十分な容量を持つメモリが欠かせません。
この記事では、Access使用時の推奨スペックやExcelとの違い、基本的な使い方をご紹介します。推奨スペックを満たすおすすめのパソコンについても記事内でご紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

Microsoft Accessとは

Microsoft Access（マイクロソフト・アクセス）とは、Microsoftが提供するデータベース管理ソフトです。

ゼロからデータベースを構築し、管理するには専門的な知識や技術が求められますが、Accessは複雑なコードを必要とせずにデータベースの構築・管理が行えます。そのため、エンジニアやプログラマー以外のさまざまな職種の方にもAccessは利用されています。

Accessは、データを表（テーブル）で管理する「リレーショナルデータベース（RDB）」方式に当てはまります。

データベースとは

データベースとは、大量のデータを蓄積・管理しやすいよう、ルールや形式などを決めて整理されたデータの集合体を指します。データベースでデータを管理することで、特定の条件のデータを閲覧・使用したいときも簡単に検索して絞り込むことができます。種類が多く複雑なデータも整理できるため、データの検索や閲覧、抽出といった作業を効率よく行えるようになります。

Accessを利用する際の推奨スペック

ここでは、Accessを快適に使用できるパソコンの推奨スペックをご紹介します。

CPU

Accessを扱う際のCPUは、Intel® Core™ i7以上の製品がおすすめです。

Accessでは、膨大な量のデータを扱って計算を行ったり、大量のデータの中から必要なデータを取り出したりするなど、扱うデータの量によってはパソコンに大きな負荷をかける可能性があります。

このような高負荷な作業は、パソコンの頭脳と位置づけられるCPUのスペックが低い場合、動作の遅延やフリーズといった問題が生じる恐れがあるため、できるだけ高いスペックの製品を選ぶことをおすすめします。Core i7はコア数やクロック周波数に優れているため、さまざまな処理を素早く行えます。

グラフィックボード

グラフィックボードは主に映像処理を行うパーツのため、映像を扱わないAccessの使用においては、CPU内蔵のGPUで十分でしょう。

Accessでのデータベース管理以外にも、3DモデリングやCAD、動画編集、PCゲーム、アニメーション制作など3D描画や映像を扱う作業を行う場合は、グラフィックボード搭載のパソコンを選ぶことをおすすめします。

メモリ

メモリは、容量が大きいほど複数の処理を同時に行えます。Accessの使用など一般的なビジネス用途でパソコンを扱う場合は、16GBのメモリであれば動作の遅延もなく快適に作業を進められるでしょう。ただし、複数のソフトを立ち上げての作業や、Access以外に動画編集などの負荷のかかる作業を行う方は、16GBでは容量不足になる可能性があるため、32GB以上の容量を確保しておくと安心でしょう。

ストレージ

ストレージは、容量が大きいほど一度に多くのデータを読み書きでき、パソコンの立ち上げや、Accessをはじめとしたソフトの起動を早めることが可能です。基本的に、SSDのほうが高価なものの読み書き速度が速く、HDDは価格を抑えて大容量の製品を購入できます。

Accessの使用を主な用途とする場合は、256GBあればデータを十分に保存できるでしょう。なお、ストレージを使用する際は、パソコンやソフトの起動にSSDを使用し、作成したデータやファイルをHDDに保存するなど、SSDとHDDの併用がおすすめです。

Accessでできること

Accessを導入することで、企業では次のようなことができるようになります。

データベース上の操作を自動化できる

Accessでは、Access VBAやマクロ機能を活用することで、データベース上での操作を自動化できます。さらに、そのほかのOfficeソフトやBIツールとも連携できるため、これらの機能を利用することで効率的なデータベース運用を実現できるでしょう。

マクロ機能

マクロ機能は、繰り返し行う操作や命令などを記録し、自動化する機能です。マクロ機能を活用することで、よく行う操作や特定の作業を実施する際の操作などを自動化できます。マクロ機能を利用するには、Access上でマクロを編集する必要がありますが、ドラッグやクリックといった簡単な操作でプログラムの作成が可能なため、コードの知識がない方でも編集しやすい点が特長です。

Access VBA

VBA（Visual Basic for Applications）はOffice製品に含まれるプログラミング言語で、VBAを用いることでさまざまな作業の自動化や機能の拡張が行えます。Access VBAは専門的な知識が必要になるものの、先述したマクロ機能よりも高度なプログラムを作成できるため、よりデータベース操作の効率化に貢献します。

基本的な機能でデータベースを構築できる

Accessは、基本的な機能のみでデータベースを構築できます。例えば、顧客データや購入履歴のデータから購入タイミングや売上の推移を分析する「売上管理システム」や、従業員の出退勤情報を管理する「勤怠管理システム」なども簡単に構築可能です。これにより、企業内の業務効率化が期待できるだけでなく、社内に蓄積されたデータの管理や共有がしやすくなるでしょう。

複数人で同時に作業できる

Accessは、元になるデータから入力フォームなどが分けられており、従業員がデータを引用してそれぞれの作業を同時に行うことが可能です。同じくデータ管理によく用いられるMicrosoft Excelでは、作業中にデータを誤って書き換えたり、削除してしまったりするヒューマンエラーが生じることもありますが、Accessではこのようなリスクを防げます。

また、データごとに閲覧・編集制限をかけられるため、顧客の個人情報は管理者のみが閲覧できるようにするなど、複数人で作業する際に課題となるセキュリティ対策も可能です。

効率化よく集計作業が行える

Accessでは集計作業を効率よく行えます。例えば、営業担当者がどの商品をどれだけ売り上げたかを知りたいときは、「誰が・どの商品を・いつ・どれだけ売り上げたか」を軸に簡単にデータを集計できます。Accessでは集計したいデータをあらかじめ定義しておくことで、データに変化があった際も集計範囲を修正することなく最新の情報を集めることができます。

データをさまざまな形式で活用・印刷できる

Accessでは、保管しているデータをラベル形式や帳票形式、リスト形式などさまざまな形式でレイアウトできます。また、複数のテーブルを結合したうえでデータを出力することもできるため、データの用途に合わせて柔軟なデータ抽出や印刷レイアウトの設定が可能です。

帳票作成が簡単に行える

Accessでは、レポート機能を活用することで簡単に注文書や請求書などの帳票を作成できます。データの管理や帳票の作成をシート上で行うExcelとは異なり、Accessではデータを保管しているテーブルと帳票作成用のレポートでそれぞれ機能が分かれています。それぞれを連携することで、関数やVBAを用いずとも簡単なマウス操作のみで帳票を作成できるため、事務作業の効率化にもつながります。

AccessとExcelの違い

Accessと同じくデータベース機能を保有するツールとして、Excelがあります。ここでは、AccessとExcelの違いについてご紹介します。

用途が異なる

Accessはデータベース管理を目的としたソフトで、Excelは表計算を目的としたソフトです。Excelは表計算ソフトのため、簡易的なデータの管理や表やグラフの作成、計算などは可能ですが、大量のデータの管理には向いていません。

Accessはデータベース管理ソフトのため、大量のデータや複雑なデータの管理に優れています。また、大量のデータの中から必要なデータを取り出す検索性の高さも特長です。

入力方法が異なる

Excelではデータを入力する際、セルに直接文字や数値を入力します。任意の文字列を自由に入力できるものの、セル内に関数を含んでいた場合は、入力ミスによってエラーが生じる可能性もあります。

Accessでは、データ入力時に列ごとに数値や文字列、日付などの型を指定します。指定された型以外のデータは入力できないので、入力ミスによるエラー防止につながります。また、Accessで作成したデータに新たなデータを追加する際は、新規でテーブルやフォームを作成して入力するため、必要なデータに誤って上書きしてしまうなどのミスも防げます。

データの作成領域が異なる

Excelでは、データの入力や保管、出力などの作業をすべてセル上で行います。一方で、Accessではフォームでデータの入力、テーブルでデータの保管、レポートでデータの出力など、各作業に専用のオブジェクトが設けられている点が特長です。先述のとおり、Excelではすべての作業をセル上で行うことによる入力ミスや、誤って情報を上書きしてしまうリスクがありますが、Accessではこのようなヒューマンエラーを防げます。

扱えるデータ量が異なる

Excelでは、作成できる行や列の数や、1つのセル内に入力できる最大文字数が決まっています。そのため、大量のデータを保管する際は行や列、セルの文字数が不足する恐れがあります。Accessでは、保管できるデータ容量に2GBの制限がありますが、2GBの範囲内であれば行や列、文字数に制限はありません。

データの量が少なく簡単な整理や抽出を行う際はExcel、大量のデータを処理する際はAccessといったように、データ量や用途によって使い分けるのもおすすめです。

検索機能が異なる

データ管理においては、リストの作成や分析のためのデータ引用などで、必要なデータを取り出す作業が頻繁に発生します。Excelでは、その都度検索条件やフィルターを設定する必要があるため手間がかかることがあります。一方で、Accessでは検索フォームを作成しておくことで、検索条件やフィルターの設定をせずに素早く必要なデータを絞り込めます。

集計機能が異なる

Excelで集計作業を行うとき、ピボットテーブルを用いる企業も多いでしょう。ピボットテーブルは大量のデータの集計作業に役立つ機能であるものの、日々数値が変化するWebサイトのアクセス数やECサイトの売上などのデータを管理している場合は、集計範囲を都度修正する必要があるため、手間がかかります。Accessでは、集計フォームを作成することで最新の集計結果を素早く表示できます。

ビジネスシーンにおけるAccessの活用場面

実際に業務でAccessを使用する際に、どのような職種で役立つかをご紹介します。

データベースエンジニア

データベースエンジニアは、データの取り出しや保存がすぐに行えるようシステムの構築や運用を行う職業です。データベースエンジニアは業務の中でさまざまなデータを収集したり、分析したりする機会も多いため、収集データの管理を行う際にAccessを活用できます。

データベースエンジニアは、Accessだけでなくほかのプログラミング言語やSQLのようなデータベース言語を用いながらデータベースを構築するため、プログラミング言語やデータベース言語などの専門的な知識の習得も必要です。

一般事務、営業事務

一般事務や営業事務では主にMicrosoft WordやExcelを用いるイメージがありますが、データ量が多い場合はAccessを使用することもあります。帳票作成などの事務作業において、Access内に保管したデータを抽出し、レポート機能で書類を作成することで効率よく業務を進められるでしょう。特に営業事務は一般事務より専門的な内容の書類や資料を作成する機会も多いため、Accessでのデータ管理をおすすめします。

Accessの基本的な使い方

ここでは、テーブルやフォームなどのAccessの基本的なオブジェクトと、それぞれの操作方法をご紹介します。

テーブル

テーブルは、データを保管するためのオブジェクトです。テーブルの縦の列はフィールド、横の列はレコードといいます。例えば、商品を購入した顧客情報を管理する場合は、フィールド名として「名前」「年齢」「購入日」「購入した商品名」などの項目を作成します。それぞれにデータを入力することで、1件の顧客情報を1つのレコードとして表せます。

テーブルの作成手順は、次のとおりです。

1. Accessのメニューから「ファイル」をクリックする
2. 「新規」をクリックする
3. 「空のデスクトップ データベース」を選択する
4. ファイル名を入力する
5. 保存場所を指定し、「作成」をクリックする

参照：テーブルを作成してフィールドを追加する｜Microsoft（外部サイト）

フォーム

フォームは、ユーザーがAccessを操作しやすくなるようなUIを構成するためのオブジェクトです。フォームを活用することで、Accessの操作に慣れていない従業員も簡単にデータの追加や抽出などの操作を行えるようになります。フォームの作成手順は、次のとおりです。

1. 「作成」タブから「空白のフォーム」をクリックする
2. 「フィールド リスト」ウインドウで、フォームに表示するフィールドを含むテーブルの横にある「＋」をクリックする
3. フィールドをダブルクリックするか、フォーム上にドラッグしてフォームに追加する
4. 「フォーム レイアウト デザイン」タブの「ヘッダー／フッター」グループのツールを使用して、ロゴやタイトル、日付、時刻をフォームに追加する
5. フォームにさまざまなコントロールを追加する場合は「フォーム レイアウト デザイン」タブの「コントロール」グループのツールを使用する

参照：Accessで空のフォームを作成する｜Microsoft（外部サイト）

クエリ

クエリは、テーブルから必要な情報を抽出する際に使用します。クエリでは、データの抽出以外にも並べ替えや計算、テーブルの結合といったデータの加工作業が行えます。クエリの作成手順は、次のとおりです。

1. 「作成」タブの「クエリ」グループから「クエリ デザイン」をクリックする
2. 使用するデータソースをダブルクリックするか、各データソースを選択し、「追加」をクリックする

参照：ステップ 1: データ ソースを追加する｜Microsoft（外部サイト）

レポート

レポートでは、テーブルやクエリで作成したデータを印刷可能な形式で表示し、帳票など書類の作成ができるオブジェクトです。レポートでは、印刷前にデータシートビュー形式で表示することで、文字色やフォント、背景画像などを追加できます。レイアウト調整が完了したレポートのプレビューから印刷までは、次の手順で進めます。

1. ナビゲーションウインドウでレポートを右クリックする
2. 「印刷プレビュー」をクリックする
3. 内容に問題がなければ、印刷を実行する

参照：レポートのプレビューと印刷｜Microsoft（外部サイト）

Accessの利用におすすめのパソコン

ここでは、Accessを利用するのにおすすめのパソコンをご紹介します。デスクトップパソコン、ノートパソコンそれぞれのおすすめ製品をご紹介しているので、自身の作業環境に合わせて適したものをご検討ください。

Magnate GE-B 法人モデル

Magnate GE-B 法人モデルは、Core i7を搭載したデスクトップパソコンです。Accessの使用に必要なスペックを満たしつつも、デスクトップパソコンの中では手に取りやすい価格で購入できる点が魅力です。コンパクトな作りのため、設置スペースを多く取らない点も特長といえます。

Magnate XT-B 法人モデル

Magnate XT-B 法人モデルは、Core i7を搭載したデスクトップパソコンです。グラフィックスにはNVIDIA® GeForce RTX 3050を搭載しており、グラフィックス性能が高い点も特長です。Accessの使用以外にも動画編集やイラスト制作といった作業を行う予定のある方に特におすすめの製品です。

raytrek 4CZE

raytrek 4CZEは、Intel® Core™ i9を搭載したデスクトップパソコンです。CPUやグラフィックス、メモリ、ストレージすべてのスペックを高水準で搭載しており、Accessの使用はもちろん、データ分析などより高度な作業も快適に行えます。Accessの使用以外に動画編集や3DCADなど高負荷な作業を行う方にもおすすめの製品です。

raytrek R5-RL5R

raytrek R5-RL5Rは、Core i7を搭載したノートパソコンです。Accessの使用以外にも、事務作業やクリエイティブ作業などさまざまな業務を快適にこなせるスペックを持つ点が特長です。薄さは約24mmとコンパクトな作りなため、かばんでもかさばらずに持ち運べるでしょう。

raytrek R5-RL6R

raytrek R5-RL6Rは、Core i7を搭載したノートパソコンです。ノートパソコンながらデスクトップパソコン並のスペックの高さが強みで、厳選されたパーツが搭載されたハイエンドモデルです。Accessの使用以外にも、動画編集や3Dモデリングなどの高負荷な作業をスムーズに行えます。

Accessのよくある質問

最後に、Accessの利用時によくある質問についてお答えします。

Macで使用できる？

AccessはWindows専用製品のため、Macでの使用はできません。Microsoft 365などでWindows・Macどちらでも使用できるライセンスの場合でも、Mac用のインストーラーにはAccessは含まれていません。

どうしてもAccessを使用したい場合は、専用のソフトを使用して仮想デスクトップを構築し、WindowsをインストールすることでAccessを導入できます。

データファイルが2GBを超えてしまうときは？

Accessでは、2GBを上限に使用可能な容量が決まっています。そのため、データファイルが2GBを超えてしまった場合、ファイルを開けないケースがあります。

このとき、「データベースの最適化を行う」「テーブルを複数のファイルに分けて容量を分散させる」といった方法を取ることによって、ファイルのサイズを2GB以内に収めやすくなります。

それぞれの手順はMicrosoftのサポートにて公開されています。詳しくは最適化と修復を使用してデータベース ファイルの問題を予防および修復する（外部サイト）、Accessデータベースを分割する（外部サイト）をご確認ください。

Accessでできないことは？

Accessはクラウド製品ではないため、ソフトをインストールしたパソコンでのみ使用できます。そのため、スマートフォンやタブレットからのアクセスはできず、デスクトップパソコンを使用している場合もリモートワーク時にAccessが使用できない点に注意が必要です。

また、大量のデータを簡単に管理できるAccessですが、使用時にファイルが破損することもあります。安心して使えるよう定期的にバックアップを取っておくことがおすすめです。

まとめ

この記事では、Access使用時の推奨スペックやExcelとの違い、基本的な使い方、おすすめパソコンなどをご紹介しました。Accessは大量のデータの管理や抽出に役立ちますが、Windowsのみで使用できる点や、クラウド製品ではない点に注意が必要です。パソコンを選ぶ際は、記事内でご紹介した製品もぜひご参考ください。