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予算消化とは？効果的に行うためのポイント・方法を解説
この記事では、予算消化の概要を中心に、効果的な予算消化を行うためのポイントや、具体的な方法を解説します。
年度末になると、余った予算の消化に悩んでいる方も多いでしょう。そんな企業担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
目次
予算はなぜ使い切る必要があるのか
予算は、年度内に使い切らないと翌年度以降の予算編成に影響が出るため注意が必要です。
例えば、決められた予算の7割しか消化していない場合、今年度の7割の予算でも十分足りると判断され、翌年度の予算が今年度よりも削減される場合があります。
また、仮に予算を余らせて売上目標が未達だった場合、予算を効果的に消化できていないと判断されて、役職者だけでなく、部署全体の評価にも影響が出てしまいかねません。
以上の2つの理由から、年度内に予算を使い切ることが推奨されます。
翌年度の予算を十分に確保するためのポイント
翌年度の予算を十分に確保するには、まず第一に、予算を年度末までに使い切ることが重要です。
前述のとおり、予算が余っていると、翌年度の予算を削減されてしまう可能性があるため、すべて消化が望ましいです。
一方で、やみくもな消化は印象が悪いため、消耗品の物品購入をはじめ、設備投資や人材育成、マーケティング施策など、会社の利益を生み出すための効果的な予算消化を心がけましょう。
具体的な方法は後述するので、ぜひ最後までご覧ください。
予算消化の適切なタイミングは？
予算消化の適切なタイミングは企業によって異なりますが、決算時期が3月の企業は、数カ月前の1月ごろから予算消化を検討しましょう。
9月や12月が決算時期の場合も、数カ月前には余っている予算を確認して予算消化の方法を検討してください。
決算時期が近づくと、多くの企業が予算を消化するために物品の発注を開始します。
通常よりも納品に時間がかかることが懸念されるため、早めの動き出しがおすすめです。
効果的な予算消化を行うための4つのポイント
企業にとって効果的な予算消化を行うための4つのポイントを解説します。
ただ予算を消化するのではなく、可能な限り企業の利益につながる使い方が望ましいです。
以下で具体的な内容をお伝えするので、ぜひ参考にしてください。
余っている予算を確認する
予算消化に取り組む際には、まず余っている予算がどれだけあるかを確認しましょう。
余っている予算の金額によって実施できる内容は違います。
例えば、余っている予算が100万円のようなまとまった金額であれば、外部へのマーケティング施策の依頼や、新入社員用のPCの購入などに使用できますが、数万円程度であれば、ボールペンやプリンターのインク・用紙などの消耗品の購入の用途でしか使用できません。
予算の金額を把握していないと実施する内容を確定できないため、事前の確認が不可欠です。
来期に役立つ施策・設備に使用する
余っている予算を把握できたら、どのような施策・設備へ使用したら企業の利益につながるか考えましょう。
予算は企業に利益をもたらすために各部署に割り振られるものであるため、消化すればなんでもいいわけではありません。
具体的には、来期の売上目標の達成に役立つ施策や、オフィスの環境整備・リモートワーク用の機材など、組織運営を円滑にするための設備への使用がおすすめです。
予算消化のための社内リソースを確保しておく
余った予算の消化が行われる年度末は繁忙期になる場合が多いため、予算消化を行うための社内リソースが確保できない恐れがあります。
予算消化の施策が決まっていても、人手が確保できていないと十分に実施されず、効果的に消化できないため、あらかじめ社内リソースを確保しておきましょう。
ほかの業務に支障をきたすなどの理由で社内リソースの確保が困難な場合は、外部に業務を委託したり、工数を要しない物品購入に予算を使用したりなど工夫しましょう。
年度末までに支払いを完了させる
予算消化に取り組む際には、支払いの完了時期に注意が必要です。
実施した施策に関する外部への支払いや、購入した物品の納品が来期以降となる場合、今期の予算消化として認められない場合があります。
年度末までに支払いが完了できない場合は、支払い時期を先方に相談したり、年度末までに納品できる物品を購入したりなどの対策をとりましょう。
年度末が目前に迫っている場合は、短期間で実施できるWeb広告や、小ロットですぐに納品できる物品に予算を使用するのも選択肢のひとつです。
予算消化の効果的な方法5選
これから予算消化に取り組む担当者向けに、企業にとって有意義で効果的な方法7選を紹介します。
予算消化の方法を悩んでいる方は、以下を参考に取り組んでみてください。
物品の購入
予算の一般的な使い道のひとつが「物品の購入」です。
従業員が使用するボールペンや修正テープ、ホッチキス、プリンターのインク・用紙といった消耗品はもちろん、外出する機会の多い営業担当者用にモバイルバッテリーやPC用のバッグ、PCスタンドなどを購入すれば、円滑に業務を進められます。
また、新入社員用の物品も年度内に余裕を持って購入しておけば、直前になって慌てずに済みます。
設備投資
上記で紹介した業務に取り組むうえで必要な物品のほかに、従業員の労働環境を整えるための設備投資も重要です。
例えば、ノートPCの1画面だけで作業している従業員用に外付けのモニターを購入すれば、デュアルモニターで作業効率の向上を狙えます。
また、資料をプリントする機会が多い部署の場合は、プリンターを1台追加することで、従業員の待ち時間が減り、生産性の向上が期待できるでしょう。
このように、現状の作業環境をよくするための設備投資に予算を活用するのもひとつの方法です。
リモートワークのための機材購入
働き方改革の一環でリモートワークを取り入れている企業の場合は、リモートワーク用の機材購入に予算を使うことで、従業員の作業環境を整えられます。
リモートワークを始めるには、PCはもちろん、場合によってはWebカメラやマイク、イヤホンなども必要です。
企業の担当者は、最低でもオフィスワークと同等の作業環境を整え、従業員が快適に業務に取り組めるようにしましょう。
高性能な機材を導入する
まとまった金額の予算が余っている場合は、この機に高性能な機材の導入がおすすめです。
例えば、最新のパーツを搭載した処理性能の高いデスクトップPCを導入すれば、これまで時間がかかっていた業務の作業時間を短縮できます。
また、クリエイティブ系の業務に取り組む方の場合は、最新のPCを導入することでこれまで使用できなかったアプリも使用できるようになり、高品質なコンテンツの作成が期待できます。
人材育成
長期的な目線で考えると、自社の若手社員の人材育成のために予算を使用するのも選択肢のひとつです。
人材育成の手段には、自社の管理者やプロフェッショナルな技術を備えた社員による勉強会や、新入社員を対象としたビジネスマナーの研修会などがあり、自社でリソースの確保が困難な場合は、外部の専門業者に依頼する方法もあります。
また、近年はリモートワークを採用している企業が増えているため、オンラインでの勉強会・研修会を実施するケースもみられます。
その場合は、配信用PCやPCの映像を大画面のモニターに接続するためのHDMIケーブルなどの設備が必要なので、事前に予算を活用して準備を整えましょう。
予算消化に関するQ&A
最後に、予算消化に関するQ&Aを紹介します。
予算と経費の違いは？
企業にとっての予算は、特定の期間で企業の計画や目標を達成するために割り振られた金銭的な枠組みを指します。
一方で経費は、業務に取り組むうえで必要な消耗品や設備、サービスなどを購入する際に支払う費用のことで、消耗品費や交通費、交際費などさまざまな種類があります。
無駄な経費を省くことは企業の利益に直結するため、予算と同様に適切な使用が必要です。
余った予算はどうなる？
一般的に、余った予算は会社の利益として計上されます。
そのため、一見会社や部署にとってプラスのように思われますが、前述のとおり予算が余ってしまうと翌年度の予算が減ってしまう恐れがあるので、使い切ることが推奨されています。
年度末を間近に控えていて予算の使い方に困っている方は、この記事で紹介した効果的な方法を参考にしてください。
まとめ
この記事では、予算消化の概要から効果的な予算消化を行うためのポイント、具体的な方法までを解説しました。
年度内に予算を消化しないと、翌年度の予算や評価に影響が出る場合があります。
予算の消化方法に悩んでいる方は、この記事で紹介した内容を参考に、企業によって有意義な予算の使い方を検討してみてください。
