予算消化とは？効果的に行うためのポイント・方法を解説

この記事では、予算消化の概要を中心に、効果的な予算消化を行うためのポイントや、具体的な方法を解説します。

年度末になると、余った予算の消化に悩んでいる方も多いでしょう。そんな企業担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

予算消化とは？

通常、予算は年度ごとなどの特定の期間で設定され、その期間内での消化が期待されていますが、当初の予定とずれて余らせてしまうケースも珍しくありません。

以下では、予算を使い切ったほうがよい理由や、翌年度の予算を確保するためのポイント、予算消化のタイミングを解説するので、企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

予算はなぜ使い切る必要があるのか

予算は、年度内に使い切らないと翌年度以降の予算編成に影響が出るため注意が必要です。

例えば、決められた予算の7割しか消化していない場合、今年度の7割の予算でも十分足りると判断され、翌年度の予算が今年度よりも削減される場合があります。

また、仮に予算を余らせて売上目標が未達だった場合、予算を効果的に消化できていないと判断されて、役職者だけでなく、部署全体の評価にも影響が出てしまいかねません。

以上の2つの理由から、年度内に予算を使い切ることが推奨されます。

翌年度の予算を十分に確保するためのポイント

翌年度の予算を十分に確保するには、まず第一に、予算を年度末までに使い切ることが重要です。

前述のとおり、予算が余っていると、翌年度の予算を削減されてしまう可能性があるため、すべて消化が望ましいです。

一方で、やみくもな消化は印象が悪いため、消耗品の物品購入をはじめ、設備投資や人材育成、マーケティング施策など、会社の利益を生み出すための効果的な予算消化を心がけましょう。

具体的な方法は後述するので、ぜひ最後までご覧ください。

予算消化の適切なタイミングは？

予算消化の適切なタイミングは企業によって異なりますが、決算時期が3月の企業は、数カ月前の1月ごろから予算消化を検討しましょう。

9月や12月が決算時期の場合も、数カ月前には余っている予算を確認して予算消化の方法を検討してください。

決算時期が近づくと、多くの企業が予算を消化するために物品の発注を開始します。

通常よりも納品に時間がかかることが懸念されるため、早めの動き出しがおすすめです。

効果的な予算消化を行うための4つのポイント

企業にとって効果的な予算消化を行うための4つのポイントを解説します。

ただ予算を消化するのではなく、可能な限り企業の利益につながる使い方が望ましいです。

以下で具体的な内容をお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

余っている予算を確認する

予算消化に取り組む際には、まず余っている予算がどれだけあるかを確認しましょう。

余っている予算の金額によって実施できる内容は違います。

例えば、余っている予算が100万円のようなまとまった金額であれば、外部へのマーケティング施策の依頼や、新入社員用のPCの購入などに使用できますが、数万円程度であれば、ボールペンやプリンターのインク・用紙などの消耗品の購入の用途でしか使用できません。

予算の金額を把握していないと実施する内容を確定できないため、事前の確認が不可欠です。

来期に役立つ施策・設備に使用する

余っている予算を把握できたら、どのような施策・設備へ使用したら企業の利益につながるか考えましょう。

予算は企業に利益をもたらすために各部署に割り振られるものであるため、消化すればなんでもいいわけではありません。

具体的には、来期の売上目標の達成に役立つ施策や、オフィスの環境整備・リモートワーク用の機材など、組織運営を円滑にするための設備への使用がおすすめです。

予算消化のための社内リソースを確保しておく

余った予算の消化が行われる年度末は繁忙期になる場合が多いため、予算消化を行うための社内リソースが確保できない恐れがあります。

予算消化の施策が決まっていても、人手が確保できていないと十分に実施されず、効果的に消化できないため、あらかじめ社内リソースを確保しておきましょう。

ほかの業務に支障をきたすなどの理由で社内リソースの確保が困難な場合は、外部に業務を委託したり、工数を要しない物品購入に予算を使用したりなど工夫しましょう。

年度末までに支払いを完了させる

予算消化に取り組む際には、支払いの完了時期に注意が必要です。

実施した施策に関する外部への支払いや、購入した物品の納品が来期以降となる場合、今期の予算消化として認められない場合があります。

年度末までに支払いが完了できない場合は、支払い時期を先方に相談したり、年度末までに納品できる物品を購入したりなどの対策をとりましょう。

年度末が目前に迫っている場合は、短期間で実施できるWeb広告や、小ロットですぐに納品できる物品に予算を使用するのも選択肢のひとつです。

予算消化の効果的な方法5選

これから予算消化に取り組む担当者向けに、企業にとって有意義で効果的な方法7選を紹介します。

予算消化の方法を悩んでいる方は、以下を参考に取り組んでみてください。

物品の購入

予算の一般的な使い道のひとつが「物品の購入」です。

従業員が使用するボールペンや修正テープ、ホッチキス、プリンターのインク・用紙といった消耗品はもちろん、外出する機会の多い営業担当者用にモバイルバッテリーやPC用のバッグ、PCスタンドなどを購入すれば、円滑に業務を進められます。

また、新入社員用の物品も年度内に余裕を持って購入しておけば、直前になって慌てずに済みます。

グリーンハウス PD対応モバイルバッテリー 20000mA GH-BTPC200-WH ホワイト

20,000mAhのバッテリー容量を備えたモバイルバッテリーです。

USB Type-Aの出力ポートが1つ、USB Type-Cの出入力ポートが1つ搭載されているので、スマートフォンやタブレットを同時に充電できます。

iPhone 13であれば約4回分を充電可能なため、このモバイルバッテリーを持っていれば、外出先での充電切れの心配もありません。

本体サイズもW68×D17×H140mmとコンパクトなので、かさばらずに持ち運びできます。

Logicool MK295 Silent Wireless Keyboard and Mouse Combo MK295GP (グラファイト)

オフィスになじむシンプルなデザインが特徴のキーボードとマウスのセットです。

キーボードとマウスの操作音は、Logicoolの独自技術で従来品よりも90％以上削減されており、オフィスやカフェなどの静かな環境でも周りを気にせずに使用できます。

また、キーボードはテンキーを搭載しているので、データ入力を行う事務職の方も効率的に業務を行えます。

エレコム ハンドル付きインナーバッグ BM-IBH15BK 黒

15.6インチまでのPCを収納可能なインナーバッグです。

バッグの内側は起毛生地なので、PCが傷つきにくく、持ち運びに適しています。

また、ケーブルやモバイルバッテリー、マウスなどの小物を収納できるフロントポケットが付いているのも特徴のひとつで、利便性に優れています。

外出先でPCを操作する機会の多い営業担当者やリモートワークの方におすすめです。

設備投資

上記で紹介した業務に取り組むうえで必要な物品のほかに、従業員の労働環境を整えるための設備投資も重要です。

例えば、ノートPCの1画面だけで作業している従業員用に外付けのモニターを購入すれば、デュアルモニターで作業効率の向上を狙えます。

また、資料をプリントする機会が多い部署の場合は、プリンターを1台追加することで、従業員の待ち時間が減り、生産性の向上が期待できるでしょう。

このように、現状の作業環境をよくするための設備投資に予算を活用するのもひとつの方法です。

ViewSonic VA2418-SMH-7 (23.8インチワイド 液晶モニター) ドスパラ限定モデル

23.8インチの液晶モニターです。

最大解像度はフルHD（1920×1080）と、調べ物や資料の作成といった一般的なビジネスシーンであれば十分な解像度です。

パネル方式は、視野角の広さが特徴のIPSであるため、ビジネスの用途でも快適に使用できます。

Canon PIXUS iX6830 8747B001 (A3ノビ対応インクジェット)

A3ノビサイズまで対応、染料・顔料インクの「5色ハイブリッド」システムで高品質な写真と鮮明な文字を実現するプリンターです。

コンパクトなボディに多彩な用紙サイズへの対応、低ランニングコストを兼ね備え、Wi-Fiと有線LANで簡単接続。新しいスマホアプリ「Canon PRINT Inkjet」でスマートデバイスからも便利に操作できます。

上海問屋 丈夫なスチール製・自由に角度調節を行えるノートパソコンスタンド

最長70時間の使用が可能なワイヤレスマウスです。

重量は53gと軽量で、長時間の使用でも腕や手首への負担が軽減されます。

左右対称のシンプルな形状も特徴のひとつで、左利きの方でも安心して使用できます。

リモートワークのための機材購入

働き方改革の一環でリモートワークを取り入れている企業の場合は、リモートワーク用の機材購入に予算を使うことで、従業員の作業環境を整えられます。

リモートワークを始めるには、PCはもちろん、場合によってはWebカメラやマイク、イヤホンなども必要です。

企業の担当者は、最低でもオフィスワークと同等の作業環境を整え、従業員が快適に業務に取り組めるようにしましょう。

THIRDWAVE DX-R3

15.6インチという大画面でありながら、軽さ約1.85kg・薄さ1mmとスリムボディです。

開閉式プライバシーシャッター搭載でWEBカメラの消し忘れによる思いがけない映りこみを防ぎ、プライバシーを保護することができます。

また、バッテリー駆動時間は最大11時間ロングバッテリーで、電源のない場所でも安心して使用することができます。

Logicool C920s (HDプロウェブカム)

PCやモニターにカメラが搭載されていない方におすすめの外付けのWebカメラです。

78°の広い視野を備えたガラスレンズは、HD自動光補正に対応しているため、より明瞭で高画質な映像を届けられます。

また、本体には2本のマイクが搭載されており、Web会議で自分の声をクリアに伝えられるので、顧客とオンラインでの打ち合わせが多い方におすすめです。

Logicool G333 Gaming Earphones G333-WH (ホワイト)

優れた拡張性能が特徴のミドルタワー型のデスクトップPCです。

9基のドライブベイを搭載しており、フルサイズのグラフィックボードや拡張カードを増設してPCのパフォーマンスを向上させられます。

加えて、本体の前面と背面には120mmの大型ファンが搭載されているので、高負荷なクリエイティブ系のタスクを行っていても、加熱による性能低下を抑制できます。

raytrek 4CX46

ハイレベルなクリエイティブ制作に求められるスペックを備えたハイエンドPCです。

高いパフォーマンスを発揮する各種パーツが搭載されており、資料作成やメールの管理はもちろん、グラフィックデザインや動画編集などの用途にも使用できます。

本体には最大6基のファンが搭載可能なので、十分な冷却性能を実現し、高性能なパーツのパフォーマンスを最大限に引き出します。

raytrek SPD-Q2S

置き場所に困らないスリムタワー型のデスクトップPCです。

ミドルタワー型と比べてコンパクトなサイズですが、AIを活用した画像処理で活躍するプロフェッショナル向けのグラフィックボードや、マルチタスク環境でも安定した処理を実現する16GBのメモリを搭載しており、優れたパフォーマンスを発揮します。

また、本体側面の吸排気孔が効率的なエアフローを実現するため、部品の劣化や性能低下を防げます。

人材育成

長期的な目線で考えると、自社の若手社員の人材育成のために予算を使用するのも選択肢のひとつです。

人材育成の手段には、自社の管理者やプロフェッショナルな技術を備えた社員による勉強会や、新入社員を対象としたビジネスマナーの研修会などがあり、自社でリソースの確保が困難な場合は、外部の専門業者に依頼する方法もあります。

また、近年はリモートワークを採用している企業が増えているため、オンラインでの勉強会・研修会を実施するケースもみられます。

その場合は、配信用PCやPCの映像を大画面のモニターに接続するためのHDMIケーブルなどの設備が必要なので、事前に予算を活用して準備を整えましょう。

AINEX AMC-HD30V20(イーサネット対応HDMIケーブル 約3m)

PCとモニターの接続に使用できるHDMIケーブルです。

フルHDはもちろん、4Kの高解像度にも対応しているため、リモートで参加している従業員にきれいな映像を提供できます。

ケーブルの長さは3mと長めで、耐久性の高い金メッキコネクタが使用されている点も特徴です。

オフィスにひとつは備えておきたい製品です。

raytrek MEX46

配信用PCとして人気の高いデスクトップPCです。

大人数に対する動画配信でも快適に行える高性能なパーツが搭載されており、社内研修でも高いパフォーマンスを発揮します。

また、本体に搭載された大型ファンが優れた冷却性能を発揮し、動作音が低減される点も配信を行ううえでうれしいポイントです。

Razer Seiren Mini Black (RZ19-03450100-R3M1)

配信用の独立したマイクです。

配信を行う際には、視聴している従業員が聞きやすい音声の提供が重要ですが、PC内蔵のマイクは独立したマイクと比べて低音質な傾向にあります。

従業員が聞き逃すことなく研修を受けられるような環境を整備するためにおすすめの製品です。

予算消化に関するQ&A

最後に、予算消化に関するQ&Aを紹介します。

予算と経費の違いは？

企業にとっての予算は、特定の期間で企業の計画や目標を達成するために割り振られた金銭的な枠組みを指します。

一方で経費は、業務に取り組むうえで必要な消耗品や設備、サービスなどを購入する際に支払う費用のことで、消耗品費や交通費、交際費などさまざまな種類があります。

無駄な経費を省くことは企業の利益に直結するため、予算と同様に適切な使用が必要です。

余った予算はどうなる？

一般的に、余った予算は会社の利益として計上されます。

そのため、一見会社や部署にとってプラスのように思われますが、前述のとおり予算が余ってしまうと翌年度の予算が減ってしまう恐れがあるので、使い切ることが推奨されています。

年度末を間近に控えていて予算の使い方に困っている方は、この記事で紹介した効果的な方法を参考にしてください。

まとめ

この記事では、予算消化の概要から効果的な予算消化を行うためのポイント、具体的な方法までを解説しました。

年度内に予算を消化しないと、翌年度の予算や評価に影響が出る場合があります。

予算の消化方法に悩んでいる方は、この記事で紹介した内容を参考に、企業によって有意義な予算の使い方を検討してみてください。